Accordo sul trattamento dei dati personali

Ultimo aggiornamento: 12 Ottobre 2026

Il presente accordo disciplina il trattamento dei dati personali effettuato nell'ambito dell'utilizzo di Rapprocha, in conformità all'articolo 28 del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR).

1. Parti e oggetto

Il presente accordo è concluso tra:

Il titolare del trattamento: il cliente professionale che utilizza Rapprocha e determina le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali contenuti nei file che importa.
Il responsabile del trattamento: Hamza KAMAL, entrepreneur individuel, gestore di Rapprocha.

Forma giuridica: « Micro-entrepreneur (entrepreneur individuel) ».
Indirizzo professionale: 14 RUE LOUIS BRAILLE, 31830 PLAISANCE-DU-TOUCH
Iscrizione: SIREN 123 456 789
E-mail: rapprocha.support@gmail.com

L'identità completa del gestore è indicata nelle note legali.

Nell'ambito della fornitura del servizio, il responsabile del trattamento tratta alcuni dati personali per conto del titolare del trattamento e secondo le sue istruzioni documentate.

Il presente accordo integra le condizioni generali applicabili al servizio. Si applica quando l'utilizzo di Rapprocha comporta il trattamento di dati personali per conto del cliente.

2. Oggetto, durata, natura e finalità del trattamento

L'oggetto del trattamento è consentire al cliente di riconciliare le proprie transazioni bancarie e le proprie fatture con Rapprocha.

Le operazioni di trattamento possono comprendere:

La ricezione e l'importazione dei file trasmessi dal cliente.
La lettura e l'analisi dei dati contenuti in questi file.
L'abbinamento tra transazioni e fatture.
Il rilevamento delle operazioni che richiedono una verifica.
La generazione e l'esportazione dei risultati, in particolare in formato CSV e PDF.
L'archiviazione dei dati necessari al funzionamento del servizio.
La cancellazione dei dati conformemente alle regole di conservazione applicabili.

Il trattamento è effettuato per tutta la durata di utilizzo del servizio, fatti salvi gli obblighi di legge applicabili e i tempi tecnici necessari alla cancellazione dei dati.

3. Categorie di dati e di interessati

I dati che possono essere trattati comprendono in particolare:

Le date e gli importi delle transazioni.
Le causali e i riferimenti delle operazioni bancarie.
I nomi e i recapiti eventualmente presenti nei file.
I nomi di clienti, fornitori e altre controparti.
I riferimenti e i numeri di fattura.
Le informazioni necessarie all'identificazione dei pagamenti e delle fatture corrispondenti.

Gli interessati possono essere in particolare clienti, fornitori, dipendenti, rappresentanti e altre persone fisiche i cui dati figurano nei file importati.

Il cliente si impegna a trasmettere solo i dati necessari all'utilizzo del servizio e a disporre di una base giuridica adeguata per il loro trattamento.

Spetta inoltre al cliente informare gli interessati quando la normativa lo richiede.

4. Obblighi del responsabile del trattamento

Il responsabile del trattamento si impegna a:

Trattare i dati personali soltanto su istruzione documentata del titolare del trattamento, salvo obbligo di legge contrario.
Garantire che le persone autorizzate ad accedere ai dati siano soggette a un adeguato obbligo di riservatezza.
Attuare misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati da perdita, accesso non autorizzato, divulgazione o alterazione.
Assistere il titolare del trattamento, per quanto possibile, nel rispondere alle richieste di esercizio dei diritti degli interessati.
Fornire un'assistenza ragionevole al titolare del trattamento per gli obblighi relativi alla sicurezza, alle violazioni dei dati e alle valutazioni d'impatto, quando necessario.
Informare il titolare del trattamento di qualsiasi violazione dei dati personali nel più breve tempo possibile dopo esserne venuto a conoscenza.
Mettere a disposizione le informazioni necessarie per dimostrare il rispetto dei propri obblighi e consentire le verifiche previste dall'articolo 28 del GDPR.
Non trasferire i dati verso un paese situato al di fuori dello Spazio economico europeo senza rispettare le condizioni previste dalla normativa applicabile.

Misure di sicurezza attuate a oggi:

Cifratura degli scambi: l'accesso al servizio avviene esclusivamente tramite HTTPS (reindirizzamento automatico, HSTS) e i cookie di sessione sono riservati alle connessioni sicure.
Separazione: ogni riconciliazione è accessibile solo all'account che l'ha creata, verificato a ogni richiesta.
Autenticazione: è delegata a Google; Rapprocha non memorizza alcuna password dei propri clienti.
Hosting: l'applicazione e il relativo database PostgreSQL sono ospitati da Render a Francoforte (Unione europea); l'accesso al database avviene tramite la rete privata del fornitore. La cifratura dei dati inattivi è assicurata dai fornitori di hosting secondo le proprie condizioni.
Backup: copie giornaliere del database in un'archiviazione di oggetti privata (Cloudflare R2), accessibile tramite una chiave dedicata e conservate per al massimo 30 giorni.
Controllo dei file importati: verifica del formato, della dimensione e del numero di righe, e neutralizzazione delle formule nelle esportazioni CSV.
Nessuna intelligenza artificiale di terzi: i file non vengono inviati ad alcun servizio di IA e non servono ad addestrare modelli.
Accesso limitato: l'accesso ai dati da parte del gestore è limitato all'amministrazione e all'assistenza del servizio, e le decisioni di riconciliazione sono tracciate.

Queste misure sono integrate da quelle descritte nell'informativa sulla privacy. Poiché nessun sistema è infallibile, il responsabile del trattamento non garantisce l'assenza totale di incidenti, ma si impegna a gestirli conformemente al presente accordo.

5. Subresponsabili del trattamento

Il responsabile del trattamento può avvalersi di fornitori esterni per erogare il servizio, in particolare per l'hosting e l'archiviazione dei dati.

Fornitori che trattano i dati dei file importati:

Render Services, Inc. — hosting dell'applicazione e del database (data center di Francoforte, Unione europea).
Cloudflare, Inc. — archiviazione di oggetti privata (Cloudflare R2): backup giornalieri del database e, quando tale archiviazione è attivata per i file, file importati.

Stripe (pagamento degli abbonamenti) e Google (autenticazione) trattano i dati dell'account e di fatturazione in qualità di titolari del trattamento distinti; non ricevono il contenuto dei file importati. A oggi non viene utilizzato alcun servizio di invio e-mail, analisi di audience o pubblicità.

L'elenco aggiornato dei fornitori, il loro ruolo e l'ubicazione dei dati sono riportati nell'informativa sulla privacy.

Il ricorso a tali fornitori è disciplinato conformemente all'articolo 28 del GDPR. Il responsabile del trattamento garantisce che siano soggetti a obblighi di protezione dei dati almeno equivalenti a quelli che gli incombono per le operazioni interessate.

In caso di modifica prevista riguardante l'aggiunta o la sostituzione di un sub-responsabile, il titolare del trattamento ne è informato alle condizioni previste dal GDPR e può formulare un'obiezione motivata secondo le modalità comunicate.

6. Conservazione e cancellazione dei dati

Il cliente può cancellare autonomamente i propri dati in qualsiasi momento tramite le funzionalità di Rapprocha:

Cancellazione di una riconciliazione: con un clic. I file importati, le transazioni, le fatture, i risultati e i report collegati vengono eliminati immediatamente dall'applicazione. L'operazione è irreversibile.
Cancellazione dell'account: dalle impostazioni di sicurezza. Tutte le riconciliazioni e i relativi file, nonché i dati dell'account, vengono eliminati immediatamente. I dati di fatturazione sono conservati per i periodi di legge applicabili.
Le corrispondenze tra causali bancarie e nomi dei fornitori che il servizio memorizza per le riconciliazioni successive sono associate all'account; non vengono eliminate con una riconciliazione, ma lo sono con l'account.
Il cliente può esportare i propri dati in qualsiasi momento dalle impostazioni di sicurezza.

Backup: i dati cancellati possono rimanere nei backup giornalieri del database per un massimo di 30 giorni, dopodiché vengono eliminati definitivamente. Questi backup non contengono i file CSV importati, ma solo i dati registrati nel database. Il fornitore del database può conservare propri backup per un periodo limitato stabilito dalla sua policy.

Al termine del rapporto contrattuale, il responsabile del trattamento cancella o restituisce i dati personali trattati per conto del cliente, secondo le modalità concordate, salvo che la loro conservazione sia imposta da un obbligo di legge.

Il responsabile del trattamento non conserva i dati oltre quanto necessario per le finalità previste, fatti salvi gli obblighi di legge applicabili.

7. Responsabilità del cliente

Il cliente rimane responsabile:

Della liceità della raccolta e dell'importazione dei dati.
Dell'informazione degli interessati quando richiesto.
Della determinazione delle finalità e della base giuridica del trattamento.
Dell'esattezza dei file trasmessi e della limitazione dei dati allo stretto necessario.
Della gestione degli accessi al proprio account e della riservatezza delle proprie credenziali.

Il cliente si impegna a non importare dati non necessari alla riconciliazione delle transazioni e delle fatture.

8. Contatti e richieste

Per qualsiasi domanda relativa al presente accordo o alla protezione dei dati personali, il cliente può contattare il gestore di Rapprocha:

E-mail : rapprocha.support@gmail.com

Può anche utilizzare la pagina Contatti.

Indirizzo professionale : 14 RUE LOUIS BRAILLE, 31830 PLAISANCE-DU-TOUCH

9. Entrata in vigore

Il presente accordo si applica per tutta la durata del trattamento dei dati personali effettuato per conto del cliente.

Integra le condizioni generali di utilizzo e di vendita di Rapprocha e deve essere interpretato conformemente al GDPR e al diritto applicabile.